Facility Services

Trends auf dem Markt der Schweizer Komplettanbieter

Unter dem Titel «Management und Integration von Facility Services» fand am 22. April 2015 im Forum-Messe Luzern eine Fachtagung des Verbandes fmpro statt. Dabei ging es in den drei Referaten um die sinnvolle Vergabe von Outsourcing-Dienstleistungen und über die Wichtigkeit des Managements.

Nach der Generalversammlung des Verbandes Schweizerischer FM und Maintenance – fmpro – verfolgten rund 150 interessierte Fachpersonen die Fachtagung in Luzern. Zum Thema «Strategien und Konzepte des FM-Sourcing äusserte sich Ronald Schlegel, Lehrbeauftragter ZHAW Institut für FM und Präsident SGNI und frühere CEO Cofely Schweiz, und skizzierte einleitend die Kriterien eines erfolgreichen FM-Managements. Erfolgreiche Unternehmen seien in den unterstützenden Prozesse ebenso effektiv und effizient wie in den Kernprozessen. Das Sourcing des Facility Management und vor allem, der darin enthaltenen Facility Services sei deshalb von strategischer Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Dabei spiele es keine Rolle, welche Leistungen inhouse erbracht werden oder von ausserhalb des Unternehmens beschafft werden, so Ronald Schlegel. 

Klare Entscheidungen

Im Referat will der erfahrene FM-Experte Fragen wie «Was soll Inhouse erbracht werden?», «Wie soll beschafft werden?» und «Welche Rollen und Entscheidungen hat der Auftraggeber zu erfüllen?». Beim Outsourcing gelte es die «make or buy»-Entscheidung exakt zu fällen; für die einzelnen Prozesse hänge es von verschiedenen Faktoren ab. Wichtige Aspekte sind einerseits der Beitrag des Services an die Wertschöpfung des Gesamtunternehmens und anderseits der Grad des Zusammenwirkens des Kernprozesses mit dem entsprechenden Service. Am besten Auslagern lasse sich die Reinigung, der Unterhalt der Anlagen, die Stromversorgung
sowie Safety and Security, urteilt Ronald Schlegel im Vortrag.

Drei Outsourcing-Modelle

Ein erfolgreicher Sourcing-Prozess basiere auf einer soliden Basis in allen wesentlichen Bereichen. Die Dokumente und Unterlagen sollten entsprechend sorgfältig erarbeitet werden; z.B. Vertragskonzept, Service Level (SL) Spezifikationen, Betriebskonzept, Konzept zur Leistungsmessung (KPI Konzept) und Anforderungen an das Reporting.

Bei den Outsourcing-Modellen gebe es drei unterschiedliche Varianten mit den entsprechenden Vor- und Nachteilen. 1) Management
wird durch einen spezialisierten FM Management- Anbieter übernommen. 2) Management bleibt beim Auftraggeber und 3) Management wird durch einen Service-Anbieter besorgt. Im Vergleich der drei Outsourcing-Modelle dürfte gemäss Aussagen von Ronald Schlegel die erste Variante am meisten Kosten sparen; aber die Führung und das Management würde geschwächt.

Die fünf wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches FM Sourcing sei, dass das Facility Management ist in die Unternehmensstrategie integriert ist und eine entsprechende FM-Strategie besteht. Anforderungen, Leistungs- und Servicelevels sind auf der entsprechenden Entscheidungs-Ebene verabschiedet. Es gibt eine ausgebildete Besteller Kompetenz beim Auftraggeber und ein kompetentes FM-Führungsteam sowie dem Outsourcing-Modell angepasste Strukturen beim Auftraggeber. Aktuelle Daten zu Gebäuden, Systemen und Anlagen müssen vorhanden sein.

SBB und das Facility Management

Der Bereichsleiter Bahnhöfe von SBB AG Immobilien, Hanspeter Steiner, berichtete in seinem Referat über das FM von SBB Immobilien, das erst vor einigen Jahren implementiert wurde. Ziele das FM-Umsetzungskonzept seien die Definition von Grundsätzen bezüglich Betreibermodell, die Erstellung von einheitlichen Standards und Grundlagen im operativen FM, die Etablierung einer FM relevanten Datenstruktur und einer transparenten Betriebskostenrechnung, die Nutzung der Synergie- und Optimierungspotentiale durch transparente Daten und die Beschaffung von FM-Service-Provider nach einheitlichen Kriterien.

Kritische Erfolgsfaktoren

FM-Konzepte werden bei den Bundesbahnen erst seit kurzem umgesetzt. Kritische Faktoren sind übergreifende FM-Umsetzungskonzepte für alle drei Portfolios von SBB Immobilien, die Definition von einheitlichen und verständlichen FM-Produkten für interne und externe Kunden, optimales FM durch spezifische Betreibermodelle, mit denen die Risiken auf die Erfüllung der SBB-Geschäftsziele durch Immobilien minimiert werden. Bei den Bundesbahnen versteht man unter Facility Management die Normen EN 15221 und der Schweizer Standard ProLeMO.

Als operative Ziele des FM-Umsetzungskonzepts wurden formuliert: die Steigerung der Kundenzufriedenheit durch qualitätsgesicherte und verständliche FM-Produkte, optimale Mieterbetreuung, die Sicherung der definierten Reaktionszeiten auf ungeplante Ereignisse und Mieterwünsche, die Sicherstellung einer baubegleitenden FM-Beratung bei Neu-, Um- und Ausbauten, die Weiterentwicklung der organisationsbezogenen Teilprozesse und Produkte auf Basis der Nutzerbedürfnisse und eine kontinuierliche Kostenoptimierung durch die einheitliche Kategorisierung der Immobilien und optimalen Betreibermodelle. So steht es auf dem Papier bei der SBB, wobei die Realität noch etwas hinterherhinkt, wie Hanspeter Steiner in seinem Vortrag gestand.

Wechsel von Cofely zu ISS

Als aktueller Hype berichtete er vom Wechsel des FS-Anbieters Cofely zu ISS in den Bahnhöfen und wies auch auf die interessante Finanzierungslage der SBB hin, wo die Immobilien-Vermietung den höheren Ertrag (CHF 395 Mio.) als der Personenverkehr (CHF 104 Mio.) generiert. Komisch für eine Bahngesellschaft, deren zentrale Aufgabe die Beförderung von Personen und Güter ist. Diesem Tatbestand habe man bisher zuwenig Beachtung geschenkt, meinte der SBB-Leiter Immobilien Bahnhöfe.

Trends bei Komplettanbieter

Über die neueste Entwicklung auf dem Komplettanbieter-Markt informierte Rico Ineichen, Consultant von Reso Partners AG und wies daraufhin, dass 18 Komplettanbieter sich mit Daten und Aussagen an der Markt-Umfrage beteiligten. 

Zum ersten Mal werden darin detaillierte Zahlen der letzten vier Jahre über die 20 führenden Integralanbieter der Schweiz veröffentlicht. Der Umsatz ist in der letzten Jahresperiode durchschnittlich um 10,7% angestiegen. Der Eigenfertigungsgrad hat in den vier Jahren um 8% auf heute durchschnittlich 78,6% zugenommen. Der Gesamtumsatz der Integralanbieter wird gemäss der Studie auf CHF 2,67 Milliarden berechnet. Dies bedeutet bei einer durchschnittlichen Vertragslaufzeit von 5 Jahren (3 Jahre fix und 2 Jahre Option) ein ausgelagertes Integrales FM-Vertragsvolumen von CHF 13.5 Milliarden in der Schweiz.

Die Studie in der Schweiz und Österreich bei Immobilien Professionals gibt auch Auskunft, warum Outsourcing an FM Integral-Anbieter stattfindet. Als wichtigste Gründe mit 32% für das Outsourcing werden die Reduktion von Schnittstellen und eine geringe Inhouse-Organisation durch die Besteller genannt. Kostenoptimierung im Rahmen von Outsourcing wird nur mit 3% durch die Besteller aufgeführt.

Weitere detaillierte Informationen sind in der 4. Ausgabe des Marktberichts der FM Komplettanbieter enthalten. Die Erhebung erfolgte durch die Reso Partners in Zusammenarbeit mit der ZHAW für die Schweiz und in Österreich zwischen der Reality Consult und FH Kufstein.

Interpretation der Markt-Resultate

Die Wahrnehmung der FM-Komplettanbieter und der FM Leistungs-Nachfrager stimme weitestgehend überein. Kosteneinsparungen seien nicht die zentrale Motivation zum Engagement eines Komplettanbieters; jedoch fügte Rico Ineichen hinzu, dass nach dem Ende der Franken-Stützung durch die Nationalbank dies etwas anders gesehen werde.

Zusätzliches Potential in einzelnen Gebäudetypen seien durch Prozess- und Organisationsoptimierungen sowie im Kaufmännischen Gebäudemanagement vorhanden. Und auf der Ebene des «taktisches Managements» sollten die Komplettanbieter ihre Leistungsfähigkeit am Markt beweisen könne, so Ineichen.

Gleichzeitig finde eine Konsolidierung sowie die vertikale und horizontale Integration des FM-Komplettanbietermarktes statt. Die Mitarbeiterzahlen nehmen stetig zu, dagegen Umsätze pro Kopf nehmen ab. Gemäss Marktanalyse stehen grosse Investitionen und spannende Projekte im Gesundheitswesen an und in der Leistungsbeschaffung werden neue Wege gegangen, meint der Consultant von Reso Partners.

 Sodexos Einsatz bei Unilever

In der abschliessenden Podiumsdiskussion wirkte neben den drei Referenten auch Nadia Levin, Workplace & Hospitality Managerin von Sodexo AG, mit. Sie ist im Bereich der FS-Dienstleistungen bei Unilever tätig. Sodexo ist Unilevers Hauptlieferant für FM-Dienstleistungen; die Effizienz der Partnerschaft sei erheblich gesteigert und Kosteneinsparungen erzielt worden, so Nadia Levin. In anderen Beteiligten an der Fachtagung antworteten auf konkrete Fragen über Outsourcing und FM-Markt.